Baseado no site TREASY: Acessado no dia 24 de julho de 2020.
https://www.treasy.com.br/blog/planejamento-estrategico-tatico-e-operacional
Publicado dia 17 de agosto de 2015 – Por Gilles. B. de Paula
INTRODUÇÃO:
Olá e Sempre Alerta!!
Vamos então iniciar nosso projeto?
Administrar uma empresa não tem muita diferença de uma patrulha ou tropa. Assim, sem um planejamento é como sair para viajar sem definir o destino. Como no exemplo da viagem, sempre há a possibilidade de você sair por aí, ao léu e chegar a lugares bacanas, mas também existe a possibilidade de acabar em algum lugar (ou situação) bem desagradável e até mesmo perigoso. E ainda que chegue a algum lugar interessante, os custos e esforços talvez pudessem ser muito menores com um pouco de planejamento prévio.
Na Gestão geral é a mesma coisa. Não importa se estamos falando de uma empresa é grande, média ou pequena. Se a ferramenta utilizada vai ser o papel, planilhas, sistemas especializados ou está “na cabeça do dono” (muito cuidado com esta última). Qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro. Você como monitor ou chefe também terá esta responsabilidade.
E esse planejamento do futuro, dividimos em três grandes blocos: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Vamos falar sobre cada um deles na sequência.
Planejamento Estratégico
Tudo começa com o Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da patrulha. Nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão total das atividades da tropa e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos da tropa, por exemplo, o cenário agenda Nacional, Regional e Distrital e a situação da Tropa com a agenda atividades interna da UEL, onde envolvas as outras Seções (Sênior, Alcatéia e Clã).
Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT (FOFA) que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.
Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o calendário de atividades de sua tropa, precisa ter muito bem definido qual o objetivo, aonde quer chegar e o que considera mais importante no ano vigente. A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas Seções no Movimento Escoteiro (em geral). Recomendamos bastante que antes de continuar você observe bem as Palestras de Formação de Liderança, pois vai lhe ajudar em alguns pontos.
E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado. Mas muito cuidado! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de atividades ou metas de reuniões semanais e sim os Objetivos Estratégicos que patrulha pretende atingir, com a procura de competência pessoal, tendo com isso, um objetivo proposto de ocupar ou como quer ser reconhecida dentro da Tropa no decorres de alguns anos. Lembre-se de sempre criar Metas e Objetivos que vão facilitar a todos na patrulha entenderem.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos:
Aumentar a satisfação da chefia em 20%;
Reduzir o tempo nas confecções de pioneiras em15%;
Elevar o índice de capacitação da vida de BP em 30%;
Montar com 50% do tempo previsto uma estrutura de uma cozinha de acampamento
Para deixar mais simples, separamos algumas questões fundamentais que podem ajudar na hora de realizar o Planejamento Estratégico de seu projeto, que são:
Quem somos?
O que fazemos?
Por que fazemos?
Onde estamos?
Onde queremos chegar?
O que valorizamos?
É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.
E aqui vai uma dica Treasy: o Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Os planos de longo prazo são uma das formas mais simples e poderosas de engajar seus colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação em todos com o alcance dos resultados.
Planejamento Tático
Avançando um pouco, o próximo passo é a criação do Planejamento Tático. Estes são planos com foco no médio prazo e com um pouco mais detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística, ou seja, uma visão total das atividades da tropa.
Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo (tropa), já o segundo é orientado as áreas e que formam este todo (patrulha), sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas de onde está acontecendo o Projeto Maior. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da Unidade Escoteira Local (UEL).
Podemos exemplificar assim: Elaborou-se um Projeto para UEL com um Plano Estratégico Geral, assim cada Seção desta UEL (Lobinhos, Escoteiros, Sênior e Pioneiros) vai executar um Planejamento Tático para atingir os objetivos do Projeto da UEL. Assim, a Tropa Escoteira, como também as Secções, vão elaborar um Plano Operacional, mas nunca se esquecendo do Planejamento do Estratégico da UEL. E assim por diante, fracionando e tornando viável o projeto MACRO da UEL.
No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor, geralmente de 1 a 3 anos. Não se esquecendo que para um acampamento, começa desde quando se tem a ideia de acampar e vai até o último chegar em casa de guardar todo material envolvido na atividade (cronograma de ação). E nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando no planejamento financeiro, com a visão geral de entradas e saídas da tropa para o período que está sendo planejado.
Para facilitar o entendimento, separamos também algumas questões a serem abordadas:
O que fazer?
Dá para fazer?
Vale a pena fazer?
Vai funcionar?
Quando vamos fazer?
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da UEL (atividades, finanças, marketing e de recursos humanos, etc.).No caso de um acampamento, seria o que cada uma vai fazer no canto de patrulha. Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos da UEL sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
Garantir que cada Ciclos de Programa sejam executados nos trimestres;
Garantir que todas as Atividades sejam realizadas nos períodos foram programadas;
Garantir que 100% do efetivo tenha sua Progressão Pessoal Atualizada;
Garantir que todas as atividades da programação do acampamento acontença dentro do tempo previsto.
É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional (que vamos ver na sequência).
Planejamento Operacional
Por fim, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais.
Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a Tropa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:
Implantar um sistema de anotações de atividades de Tropa;
Implantar um programa de qualidade total;
Fechar parceria com profissionais para capacitar a Tropa com Especialidades.
Ter bem definido as etapas de montagem de uma atividade.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua patrulha, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
Como fazer?
Quem vai fazer?
Qual o prazo esperado?
Quais as ferramentais e recursos necessários?
Quanto vai custar?
Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.
Para isso, poderão utilizar da Fluxograma da Tomada de Decisão:
Temos também o Organograma para plotagem das anotações do Planejamento Estratégico.
Exemplo de duas empresas fazendo Análise de Situação:
Depois de observar várias Análises de situações, você conseguiria identificar e classificar esta tabela abaixo com as letras SWOT, respectivamente:
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